logo

Dokumenty aplikacyjne

Forma listów motywacyjnych i CV

Pisząc list motywacyjny albo CV powinieneś zawsze pamiętać o kilku zasadach, dzięki którym dokumenty "przemówią" skuteczniej w Twoim imieniu do pracodawcy.

Ilość stron

Należy pamiętać, że dokumenty aplikacyjne stanowią opakowanie naszych kwalifikacji zawodowych i osobistych. List motywacyjny podobnie jak CV powinien zmieścić się na jednej stronie formatu A4. Jeżeli jednak nie możesz zmieścić wszystkich informacji na jednej stronie, bo masz bardzo bogate doświadczenie, dopuszczalne jest CV o większej objętości tekstu. Każda ze stron musi mieć jednak tę samą formę graficzną, tak aby dokument był czytelny.

Format

Dokumenty powinny być czytelnie i wyraźnie sporządzone oraz schludnie wyglądać. Najlepiej umieścić je w kopercie w sposób, który uchroni je przed kompletnym zniszczeniem w czasie transportu, czyli  złożyć  na dwa razy lub trzy i umieścić w małej kopercie lub zabezpieczyć czymś sztywnym w kopercie A4.

Grafika

CV i list motywacyjny powinny być przejrzyste i bardzo czytelne, dlatego nie stosuje się w nich jednocześnie kursywy, pogrubień i podkreśleń. Co do wielkości i stylu czcionek, to warto trzymać się ogólnych standardów, używając kroju Times New Roman lub Arial o wielkości 12 pkt. Tekst napisany mniejszą czcionką utrudnia czytanie. Lepiej unikać wstawiania do listu i CV obrazków. Należy raczej trzymać się klasycznych krojów czcionki - prostych, wyraźnych, przejrzystych i przede wszystkim takich, które posiadają polskie znaki typu "ę, ą, ć" itd. Jeżeli chcąc być oryginalnym, wybierzesz "udziwnioną" czcionkę, licz się z tym, że w ten sposób możesz działać na własną szkodę. Niektóre kroje czcionki zastrzeżone są dla krótkich tekstów reklamowych i lapidarnych ogłoszeń. Czytającemu może zabraknąć cierpliwości lub czasu, aby doczytać do końca CV napisane taką czcionką.

Język

Dokumenty aplikacyjne powinny być przesyłane w języku polskim. Oczywiście są sytuacje, w których należy wysyłać dokumenty zarówno w języku polskim, jak i obcym, a nawet, np. na wyraźną prośbę pracodawcy lub w odpowiedzi na obcojęzyczne ogłoszenie, tylko w obcym języku. Dotyczy to głównie niektórych firm międzynarodowych, w których zatrudnianych jest wiele osób nie mówiących po polsku lub w sytuacji, gdy adresujemy korespondencję do konkretnej osoby, która jest cudzoziemcem.

Klauzula

Pod właściwym tekstem CV powinna znaleźć się klauzula:
"Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb procesu rekrutacji zgodnie z Ustawą z dnia 29.08.97 o Ochronie Danych Osobowych (Dz. U. Nr 133 poz. 883)".
Jeżeli nie zamieścimy tej klauzuli nasza aplikacja może nie być rozpatrzona.

Dostarczanie dokumentów

Jest właściwie 5 sposobów na dostarczenie dokumentów do pracodawcy:

  • poczta tradycyjna
  • poczta elektroniczna
  • przesyłka kurierska
  • faks
  • przybycie osobiste

Na dodatkowe omówienie zasługuje poczta elektroniczna oraz osobiste przekazywanie dokumentów.

E-mail

Jest to dość nowa i ogromnie popularna forma przesyłania dokumentów. Przy wyborze tego sposobu należy pamiętać przede wszystkim o tym, aby dokumenty:

  • zapisać w wersji, którą odczytać będzie mógł każdy użytkownik poczty elektronicznej, np. Rich Text Format lub Word - dokument
  • nie zawierały zbędnej grafiki lub zdjęć zapisanych w dużej rozdzielczości.

Jeśli już decydujemy się na zamieszczanie kolorowego zdjęcia, to wystarczy, aby było jedno małe. Przed wysłaniem spójrz na objętość pliku i pomyśl, ile czasu zajmuje ściągnięcie takiej poczty. Pamiętajmy, że każda dodatkowa grafika to kolejne kilobajty.

Osobista wizyta w firmie

Co do osobistego składania aplikacji, to wymaga to taktu i dostosowania się do obyczajów, panujących w poszczególnych firmach. Z reguły jednak nic nie zyskujemy przybywając osobiście, gdyż najczęściej taka wizyta kończy się jedynie przekazaniem dokumentów. Jest tak zarówno w przypadku aplikowania w odpowiedzi na konkretną ofertę, jak i w przypadku aplikacji spontanicznej. Warto więc wcześniej zadzwonić do firmy, do której się wybieramy i upewnić się, czy taka forma dostarczenia dokumentów jest mile widziana. Warto to zrobić, gdyż są firmy, które wyraźnie nie życzą sobie nie umówionych wizyt i wówczas nasze pojawienie się z aplikacją nie tylko nie pomoże, a może nawet zaszkodzić.

LIST MOTYWACYJNY

List motywacyjny to drugi dokument, który zwykle składa się przy staraniach o posadę. Jest też nazywany aplikacją. Stanowi po prostu podanie, w którym możemy rozwinąć i podkreślić to z życiorysu zawodowego, co świadczy o tym, iż jesteśmy dobrym kandydatem na stanowisko, o które się ubiegamy. To ważne. Nie tyle prosimy o przyjęcie do pracy, ile właśnie przekonujemy, dlaczego właśnie nas powinien zatrudnić. A zatem musimy przekonać czytającego, że po pierwsze -posada naprawdę nas interesuje, a po drugie - właśnie my jesteśmy tym, kogo powinien przyjąć.

Jak napisać list motywacyjny?

Zacznij od tego, skąd wiesz, że firma lub instytucja szuka pracowników (jeśli na przykład ogłasza się w gazecie). Potem uzasadnij, dlaczego starasz się o pracę akurat tam, a nie gdzie indziej i na tym, a nie innym stanowisku. Możesz przy okazji wykazać się znajomością konkretnych informacji na temat danej instytucji lub firmy. Reklamując się (bo o to w tym liście chodzi), powołaj się na przydatne doświadczenia. Nie jest to proste powtórzenie tego, co już napisałeś w życiorysie, ale uwypuklanie Twoich atutów (tych, które mają związek z posadą). Podobnie jak w życiorysie nie pisz ogólników, lecz konkrety, przytaczaj dowody.

W odróżnieniu od życiorysu, listu motywacyjnego nie piszesz w punktach. Łączy je za to zwięzłość i rzeczowość. Podobne są też pewne elementy formy: także tu w lewym górnym rogu umieścisz swoje dane osobowe (adres, telefon), stanowisko, o które się starasz, i numer referencyjny. W prawnym -nieco niżej- nazwę firmy lub instytucji. W liście dobrze zastosować tradycyjne formy grzecznościowe, czyli poniżej danych adresowych dać nagłówek " Szanowni Państwo", a zakończyć zwrotem " Z poważaniem" lub podobnym.

Dobry list motywacyjny jest krótki (maksimum jedna strona formatu A4) i przejrzysty. Pamiętaj, że na końcu listu musisz się podpisać- jak to w liście- odręcznie. Oczywiście także i w tym dokumencie obowiązuje schludność i poprawność językowa. Lepiej więc najpierw napisać list na brudno, dobrze zredagować i koniecznie sprawdzić.

ŻYCIORYS CZYLI CV

CV to skrót, który przyszedł do nas wraz z wieloma angielskimi określeniami, ale pochodzi od łacińskiego curriculum vitae, czyli po prostu życiorys.
Przygotowanie dobrego, profesjonalnego, dostosowanego do pracodawcy CV to sztuka. Nie ma jednego uniwersalnego wzoru pisana CV. Wszystko zależy od inwencji twórczej, ale mieszczącej się w kanonach sztuki pisania CV. Jest pewien zakres informacji, które w CV musza się znaleźć oraz informacje, które zamieścić można. Wszystko zależy do kogo piszemy i w jakim celu. Ważne tez jest zachowanie pewnej standardowej formy pisania CV jeśli chodzi o objętość czy wydruk.

Jakie elementy zawiera CV?

  • u góry po lewej stronie- dane osobowe, tj. imię, nazwisko, data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, numer telefonu oraz ewentualnie e-mail (lepiej go nie podawać, jeśli konto nazwane jest niepoważnie, np. mis@poczta.com)
  • pod spodem informacja o jaką pracę się staramy (jeśli odpowiadamy, np. na ogłoszenie prasowe i był w nim zamieszczony tzw. Numer referencyjny, to także go podajemy
  • poniżej dane o naszym wykształceniu (z latami nauki: od...do...)
  • dalej - o ewentualnej pracy zawodowej (to może być, np. dorywcza praca w czasie wakacji, o kursach, szkoleniach, praktykach, stażach z datami i pełnymi nazwami pracodawców oraz organizatorów szkoleń czy kursów) i działalności w organizacjach szkolnych i pozaszkolnych
  • niżej należy wymienić inne umiejętności, np. znajomość obcych języków (w mowie i piśmie- określ to rzetelnie), prawo jazdy, obsługa komputera, itp.
  • następnie należy umieścić informacje o swoich zainteresowaniach, hobby, o ile mogą świadczyć np. o takich cechach naszego charakteru, które będą dla pracodawcy ważne w związku z rodzajem pracy i stanowiskiem, o jakie się starasz lub po prostu zainteresują go naszą osobą
  • na końcu należy umieścić zgodę na przetwarzanie naszych danych osobowych niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji

Wszystko to należy podać w punktach, a wykształcenie i przebieg dotychczasowej pracy w odwrotnej kolejności, czyli od ostatnio ukończonej szkoły i miejsca pracy, do tych najdawniejszych.

Życiorys musi być napisany zwięźle, rzeczowo, bez wodolejstwa i kwiecistego stylu, szczególnie uwypuklając to, co rzeczywiście ma związek z przyszłą pracą. Pracodawcy nie mają czasu ani ochoty czytać powieści o kandydatach na przyszłe stanowiska, a z życiorysu starają się wychwycić coś interesującego, co odróżnia nas od innych kandydatów. Należy pisać o konkretach. Zamiast ogólnych informacji, że działałeś w samorządzie uczniowskim, podaj, co konkretnie w nim robiłeś - na przykład: "zorganizowałem aukcję na rzecz domu dziecka". Zamiast "interesuję się ekologią", lepiej: "opracowałem mapę zagrożeń dla środowiska w mojej gminie", itp. To między innymi dlatego powinniśmy najpierw napisać CV na brudno. Przy okazji sprawdzimy też, czy nie pomyliliśmy nazwy firmy, instytucji lub stanowiska, o które się ubiegamy (chyba jasne, że taki dokument od razu trafi do kosza). Nie można nadużywać druku wytłuszczonego, nie używać kolorowej czcionki ani raczej nie należy pisać całych wyrazów wielkimi literami.

Dobre curriculum vitae:

  • nie ma uniwersalnego wzoru
  • napisane jest na papierze białego koloru
  • ma nie więcej niż 2 strony
  • musi zawierać prawdziwe informacje
  • pisane jest najpierw na brudno po to aby potem sprawdzić ponownie,
  • nie może zawierać błędów stylistycznych, interpunkcyjnych, gramatycznych, ortograficznych i typograficznych
  • zawiera zgodę na przetwarzanie swoich danych
  • ma prostą i czystą formę
  • napisane jest na komputerze i ma dobrą jakość wydruku

Do wyboru mamy kilka rodzajów CV i tyko od nas, naszego doświadczenia, umiejętności i celu zależy wybór formy CV. Wzór CV i sama nazwa mogą się różnić w nieznacznym stopniu w poszczególnych państwach, tak samo jak układ i forma życiorysu. Ponadto CV możemy napisać w sposób między innymi chronologiczny i funkcjonalny.

CV chronologiczne

Najbardziej powszechny i najprostszy rodzaj CV. Zazwyczaj piszemy CV chronologiczne, gdy staramy się o pracę. To CV w sposób przejrzysty pokazuje u kogo pracowałeś, gdzie się uczyłeś. Wiele pracodawców ceni sobie właśnie takie CV, ponieważ jasno z niego wynika przebieg zatrudniania i edukacji. Kolejność prac i szkoły pisze się w kolejności odwrotnej do chronologicznego, a więc od najświeższej do najstarszej. Ponadto w CV tym można podkreślić nazwy pracodawców, jeżeli np. pracowało się u cenionego i znanego pracodawcy. CV chronologiczne (standardowe) mogą pisać osoby, które:

  • chcą się rozwijać w danej dziedzinie
  • kształcą się zawodowo

CV chronologiczne jest dla osób:

  • które często zmieniały prace
  • chcą zmienić ścieżkę kariery
  • których zatrudnienie nie jest ciągłe, np. przerywane okresami choroby, okresami samo zatrudnienia czy byciem bezrobotnym

CV funkcjonalne

Takie CV mogą pisać osoby, które posiadają bardzo duże doświadczenie zawodowe, chcą zmienić ścieżkę kariery, branżę, zawód. Konstrukcja CV daje szanse na ukrycie ewentualnych przerw w zatrudnieniu spowodowane byciem bezrobotnym, przebywanie na długim zwolnieniu lekarskim lub nieodpowiednie wykształcenie. Akcentuje kompetencje w jakiejś dziedzinie, natomiast informacje o nazwie pracodawcy, przebiegu pracy i wykształceniu są tylko załącznikiem do listy osiągnięć i kompetencji i tylko potwierdzają nabyte umiejętności. W tym CV można również zamieścić informacje o pracy i organizacjach pozarządowych.
CV to nie jest korzystne gdy pracodawcy, u których pracowaliśmy są znani i praca u nich jest prestiżowa. W przypadku CV funkcjonalnego, nazwy pracodawców nie są informacjami najważniejszymi. Akcentowane są umiejętności, a nie miejsca gdzie je zdobyliśmy. Poza tym format tego CV może nie być lubiany przez pracodawców, gdyż nie wielu pracowników decyduje się na pisanie takiego CV. Pracodawcy są przyzwyczajeni po prostu do tradycyjnego, chronologicznego CV.